Результативность аналитической работы во многом зависит от ее правильной организации. Она должна носить научный характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.

Аналитическая работа входит в служебные обязанности каждого менеджера, принимающего управленческие решения. Отсюда важным принципом в ее организации является четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. Оттого, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой -- предупреждается дублирование одной и той же работы различными службами, более эффективно используется служебное время различных специалистов.

Одним из принципов организации аналитической работы на предприятиях является обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса, т.е. выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение.

С этой целью при его проведении должны широко использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных.

Важным принципом в организации аналитической работы на предприятии является ее регламентация и унификация.

Регламентация предусматривает разработку для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа.

Унификация (стандартизация) анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления, повышает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы

1. Определение субъектов и объектов аналитической работы, выбор организационных форм анализа и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями.

2. Планирование аналитической работы.

3. Информационное и методическое обеспечение аналитической работы.

4. Оформление результатов анализа.

5. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

Организационные формы и исполнители аналитической работы

На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по аналитической работе. В его непосредственном подчинении находятся лаборатория экономики, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и др. В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел или группа экономического анализа. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу менеджер планового отдела или главный бухгалтер.

Экономический анализ входит в обязанности не только работников экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога, новой техники и др.). Это объясняется тем, что какой бы квалификацией ни обладали работники экономических служб, только их силами не может быть глубоко и всесторонне проведена аналитическая работа предприятия. Только общими усилиями совместной работы экономистов, техников, технологов, руководителей разных производственных служб, обладающих разносторонними знаниями по изучаемому вопросу, можно комплексно исследовать поставленную проблему и найти наиболее оптимальный вариант ее решения.

Примерная схема распределения функций аналитической работы может быть представлена следующим образом.

Финансовая бухгалтерия анализирует процесс формирования, размещения и эффективность использования капитала предприятия, денежные потоки, налоги, инвестиции, процесс формирования прибыли и ее использование, финансовое состояние предприятия, его платежеспособность и т.п.

Управленческая бухгалтерия планирует, учитывает и анализирует затраты на производство и реализацию продукции, ее себестоимость, финансовые результаты и т.д.

Планово-экономический отдел составляет план аналитической работы и контролирует его выполнение, осуществляет методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты аналитической работы предприятия и его структурных подразделений, исследует наиболее стратегические, перспективные вопросы развития предприятия, разрабатывает и корректирует перспективные и текущие планы по итогам анализа.

Производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему, ассортименту и качеству; ритмичность производства; внедрение новой техники и технологий, комплексной механизации и автоматизации производства; работу оборудования, расходование материальных ресурсов, длительность технологического цикла, комплектность выпуска продукции, общий технический и организационный уровень производства.

Отдел главного механика и энергетика изучает состояние эксплуатации машин и оборудования, выполнение планов - графиков ремонта и модернизации оборудования, качество и себестоимость ремонтов, полноту использования оборудования и производственных мощностей, рациональность потребления энергоресурсов.

Отдел технического контроля анализирует качество сырья и готовой продукции, брак и потери от брака, рекламации покупателей, мероприятия по сокращению брака, повышению качества продукции, соблюдению технологической дисциплины и т.д.

Отдел снабжения контролирует своевременность и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состояние и сохранность складских запасов, соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные расходы и др.

Отдел сбыта -- выполнение договорных обязательств и планов поставки продукции потребителям по объему, качеству, срокам, номенклатуре; состояние складских запасов и сохранность готовой продукции.

Отдел маркетинга изучает рынки сбыта продукции, положение товаров на рынках сбыта, их конкурентоспособность, разрабатывает ценовую и структурную политику предприятия и т.д.

Отдел труда и заработной платы анализирует состояние организации труда, выполнение плана мероприятий по повышению ее уровня, обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами по категориям и профессиям, уровень производительности труда, использование фонда рабочего времени, расходование фонда заработной платы.

Такая совместная аналитическая работа позволяет обеспечить комплексность анализа деятельности предприятия и, главное, -- более квалифицированно и глубоко изучить хозяйственную деятельность, ее результаты, полнее выявить неиспользованные резервы.

Большая роль в проведении аналитической работы отводится трудовым коллективам. Им даны достаточно широкие полномочия в планировании социального и экономического развития, обеспечении контроля за рациональным использованием материальных ресурсов, укреплении трудовой дисциплины, внедрении достижений науки и техники, улучшении условий и охраны труда и т.д.

Анализ состояния экономики предприятия проводится также вышестоящими органами управления. Специалисты этих органов могут изучать отдельные вопросы или проводить комплексный анализ хозяйственной деятельности предприятия.

Вневедомственная аналитическая работа выполняется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами, банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами т.д.

Статистические органы, например, обобщают и анализируют статистическую отчетность и результаты представляют в соответствующие министерства и ведомства для практического использования.

Налоговые инспекции анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в государственный бюджет, ведут контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов.

Банки и другие инвесторы изучают финансовое положение предприятия, его платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитов и др.

Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм для проведения разовых аналитических исследований.

Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного и вневедомственного анализа создает возможности для всестороннего изучения хозяйственной деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности его работы.

Организация автоматизированного рабочего места аналитика

Аналитическая обработка экономической информации очень трудоемка сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования стратегических планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

Современные информационные технологии позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по аналитической работе. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку и решение более сложных экономических задач.

Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

В-третьих, повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.

Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ деятельности предприятий поднялись на более высокий уровень с применением ЭВМ, для которых характерны высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и т.д. ЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной автоматизации аналитической работы.

Автоматизированное рабочее место экономиста-аналитика -- это совокупность информационно - программно - технических ресурсов, обеспечивающих автоматизацию аналитических расчетов. Необходимым условием создания АРМ аналитика является наличие технической базы (персональных ЭВМ), базы данных о хозяйственной деятельности предприятия, базы знаний (методов и методик анализа) и программных средств, позволяющих автоматизировать решение аналитических задач.

Создание АРМ аналитика требует решения многих организационных вопросов, связанных с методическим, техническим, программным и информационным обеспечением.

Методическое обеспечение представляет собой систему общих и частных методик проведения анализа.

Техническое обеспечение включает комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы: компьютеры любых моделей, устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации, устройства передачи данных и линий связи и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты.

К общесистемному программному обеспечению относятся универсальные программы, предназначенные для обработки любой информации, например пакеты для статистической обработки данных, для решения оптимизационных задач.

Специальное программное обеспечение включает совокупность программ, разработанных для конкретной предметной области (в данном случае для решения конкретных аналитических задач). Это могут быть программы локальные и комплексные.

Локальные программы предназначены для многократного решения однотипных задач.

Программа комплексного анализа, охватывающая все стороны деятельности предприятия, включает целую систему взаимосвязанных задач. Для ее разработки требуется:

Постановка и описание задач комплексного экономического анализа;

Разработка алгоритмов и моделей решения аналитических задач;

Разработка новой информационной системы, создание баз данных для АРМ аналитика;

Разработка машинных программ решения задач аналитической работы на алгоритмических языках ЭВМ;

Внедрение АРМ аналитика в практику управления производством.

Эффективность АРМ аналитика во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой степени они соответствуют современным требованиям управления производством, а также от технических возможностей ЭВМ.

Достижения в отрасли интегральной электроники, расширение ресурсной возможности и функционального совершенства ЭВМ создают реальные условия для углубления экономических исследований, позволяют шире использовать оптимизационные методы решения аналитических задач и на их основе разрабатывать и принимать оптимальные управленческие решения.

Планирование аналитической работы

Важным условием, от которого зависит действенность и эффективность анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, является планирование аналитической работы. Правильно составленный план -- залог ее успеха и результативности.

Комплексный план аналитической работы разрабатывается на один год специалистом, ответственным за ее проведение. В нем прежде всего намечается перечень объектов анализа, подлежащий изучению, определяются цели анализа. Затем разрабатывается система показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели.

В плане в обязательном порядке предусматривается периодичное проведения анализа по каждому объекту (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, ежедневно) и сроки выполнения аналитической работы (например, к 1-му числу следующего месяца).

В плане необходимо указать состав исполнителей анализа по каждому вопросу и распределение обязанностей между ними. Следует также предусмотреть источники информации и методическое обеспечение анализа по каждому изучаемому вопросу (номер инструкции или компьютерной программы). В плане указываются внешние и внутренние пользователи анализа.

Кроме комплексного плана в хозяйстве могут составляться и тематические планы. Это планы проведения анализа по комплексным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.

Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению аналитической работы в целом.

Документальное оформление результатов аналитической работы

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Обычно это аналитический отчет (пояснительная записка), справка, заключение.

Пояснительная записка, как правило, составляется для внешних пользователей анализа. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, то они оформляются в виде справки или заключения.

Содержание пояснительной записки (аналитического отчета) должно быть достаточно полным. Прежде всего она должна заключать в себе общие вопросы, отражающие экономический уровень развития предприятия, условия его хозяйствования, характеристику ассортиментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции, сведения о доле рынков сбыта продукции, и пр. Необходимо также указать положение товаров на рынках сбыта, т.е. на какой стадии жизненного цикла находится каждый товар на рынке (внедрения, роста и развития, зрелости, насыщения и спада). Следует охарактеризовать реальных и потенциальных конкурентов, указать сильные и слабые стороны их бизнеса. После этого необходимо отразить динамику показателей, характеризующих производственные и финансовые результаты.

В ней также дается характеристика как положительных, так и отрицательных сторон деятельности предприятия за отчетный период, раскрываются объективные и субъективные, внешние и внутренние факторы, повлиявшие на производственные и финансовые результаты его работы, а также излагается перечень мероприятий, направленных на устранение имевших место недостатков и повышение эффективности функционирования предприятия в будущем.

Аналитическая часть деятельности предприятия должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание следует уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они должны обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности.

Что касается справки или заключения по результатам анализа, то их содержание в отличие от пояснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражение недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь обычно не дается общая характеристика предприятия и условий его деятельности.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в удобной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала. Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает его действенность, так как при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты анализа в динамике.

Вопросы по теме

2.Роль аналитической деятельности в обеспечении повышения эффективности производства

3.Мероприятия по совершенствованию хозяйственной деятельности предприятия

4.Экономический анализ - поисков резервов на стадиях производственно-хозяйственной деятельности предприятия

5.Принципы организации аналитической работы

6.Формы аналитической работы

7.Планирование аналитической работы

8.Методическое обеспечение аналитической работы

9.Оформление результатов анализа

4.Электронное учебно-методическое обеспечение дисциплины:

Материалы лекций на дисках,

Тесты на дисках,

Учебно-практическое пособие на диске.

МАТЕРИАЛЫ, УСТАНАВЛИВАЮЩИЕ СОДЕРЖАНИЕ И ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ТЕКУЩЕГО И ПРОМЕЖУТОЧНОГО КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ

Перечень вопросов к экзамену

1.Общая характеристика основных форм предпринимательской деятельности

2.Виды предпринимательской деятельности

4.Роль и место предпринимательства в современном обществе

5.Логика предпринимательской деятельности

6.Этапы развития предпринимательской деятельности в России

7.Инновационная деятельность малых предприятий

8.Сущность и социально-экономические формы предприятия. Трудовой коллектив предприятия.

9. Виды предприятий. Малые предприятия и их роль в экономическом прогрессе.

10. Предприятия и рыночные решения основных экономических проблем.

11. Законодательное регулирование деятельности предприятий.

12. Управление предприятием.

13. Предприятие и государство.

14. Источники формирования имущества предприятия.

15.Принципы размещения предприятий.

17.Внешняя среда - как совокупность активных хозяйствующих субъектов.

18.Производственные подразделения предприятия.

19.Уровни управления организациями

20.Механизм формирования конкурентоспособности продукции

21.Оценка покупателями качества продукции.

22.Понятие конкурентоспособности.

23.Виды показателей качества продукции предприятия

24.Анализ брака продукции

25.Основные причины брака производства

26.План совершенствования качества продукции

27. Пути достижения конкурентоспособности предприятия

28.Эффективного использования материальных ресурсов

29.Оценка эффективности использования основного капитала

30.Эффективный фонд времени работы оборудования

31.Обобщающими показателями эффективности использования материальных ресурсов

32.Экономические показатели, характеризующих уровень эффективности использования ОПФ

33.Виды износа ОПФ

34.Структура кадров современного предприятия

35.Пути эффективной работы персонала предприятия

36. Структура производственного процесса

37.Основные принципы организации производственных процессов

38. Подразделение трудовых процессов

39.Типы и формы производства

40.Стадии движения материальных потоков

41. Производственная структура предприятия

42.Главными элементами производственной структуры предприятия

43.Формирование структуры предприятия

44.Элементы системы управления персоналом

45.Система управления персоналом

46.Методы управления персоналом

47.Функции управления персоналом

48.Стратегия управления персоналом

49.Стратегия управления предприятием

50.Оценка производительности труда

51.Оценка управления персоналом

52.Анализ управления персоналом

53. Этап развития предприятия

54.Особенности организации научно-технического прогресса

55.Экстенсивный путь развития предприятия

56.Интенсивный путь развития предприятия

57.Основные направления научно-технического прогресса

58.НТП способ развития конкуренции

59.Инновации и инвестиции как фактор деловой активности предприятий

60.Инновационная деятельность предприятий

61.Инвестиционная деятельность

62.Методы оценки инвестиционного проекта

63.Оценка инвестиционных проектов

65.Этапы движения денежных доходов

66.Финансовые отношения как сфера экономической деятельности

67.Функции финансов

68.Роль финансов в производственной деятельности предприятия

69.Инвестиционные ассигнования - предпосылки развития производства.

71..Планирование затрат на объем реализуемой продукции

72.Доходы организации их виды

Модели учета расходов

Планирование расходов на объем производства реализуемой продукции

Доходы организации их виды

^

13.10. Стратегия оптимизационного исследования.

Задача, к которой можно применить оптимизационные методы, должна включать критерий эффективности, ряд независимых переменных, а также ограничения в виде равенств и неравенств, которые и образуют модель рассматриваемой системы. Описание и построение модели реальной системы - важнейший этап оптимизационного исследования, так как он определяет практическую ценность получаемого решения и возможность его реализации.
^ Построение модели.

Процесс оптимизации с использованием модели можно рассматривать как метод отыскания оптимального решения для реальной системы без непосредственного экспериментирования с самой системой.

«Прямой путь», ведущий к оптимальному решению, заменяется «обходным», включающим построение и оптимизацию модели, а также преобразование полученных результатов в практически реализуемую форму. При формировании модели следует учитывать только важнейшие характеристики системы. Необходимо также сформулировать логически обоснованные допущения, выбрать форму представления модели, уровень её детализации и метод реализации на ЭВМ. Ни одну из моделей независимо от степени её детализации и сложности нельзя считать единственно «правильной». Модели можно упорядочить по степени адекватности описания поведения реальной системы в представляющей интерес области эксплуатации. Единственным критерием оценки модели может служить лишь достоверность полученных на модели прогнозов поведения реальной системы.

При разработке модели стремятся к тому, что иногда называют «принципом оптимальной неточности»: модель должна быть настолько детализирована, насколько это необходимо для целей исследования, для которого её создали. Существует единственный надёжный способ создания модели с оптимальным уровнем неточности, а именно метод постепенного совершенствования модели и методов оптимизации. Начав с самой простой модели, её последовательно доводят до такого уровня, когда точность полученного значения оптимума соответствует точности используемой в модели информации. Для того, чтобы получить результаты в заданные сроки и не проводить постепенного совершенствования модели, обычно подгоняют модель под оптимизационные методы, наиболее развитые к данному времени или освоенные специалистом, проводящим работу, или же использованные в предыдущем исследовании. При разработке модели следует также учитывать возможности и ограничения оптимизационных программ. Например, нельзя решить задачу НЛП размерности, соответствующей максимальной размерности решаемых задач ЛП.

В оптимизационных исследованиях обычно используются модели трёх основных типов: 1) аналитические модели; 2) модели поверхности отклика; 3) имитационные модели.
^ Реализация модели.

Модель для оптимизационного исследования можно записать в явном виде, а затем запрограммировать для вычисления значений функций и производных. Модель также можно генерировать с помощью ЭВМ. В случае задач линейного программирования можно генерировать матрицы, вместо того, чтобы вводить их вручную. В конкретных задачах, когда возникают связанные между собой подсистемы регулярных структур различного вида, эффективным является использование генераторов уравнений. При записи всей модели им идентифицируются только подсистемы, входящие в модель и их взаимные связи. использование генераторов уравнений оправдано при проведении ряда исследований, даёт возможность представить модели в стандартном виде, позволяет сделать удобную документацию и сводит к минимуму ошибки и пропуски при кодировании модели.

В случае моделей поверхности отклика можно непосредственно использовать систему уравнений или её отдельные компоненты для получения информации, на основе которой можно вывести аппроксимирующие уравнения с зависимыми и независимыми переменными. Часто более сложные модели компонент системы используются для того, чтобы автоматически получить модели поверхностей отклика для последующей оптимизации.

Имитационные или аналитические модели можно сразу записывать в виде программ или воспользоваться библиотеками имитационных программ. при построении модели системы можно использовать метод блочного моделирования.

При решении большей части технических прикладных задач используются разработанные самими исследователями аналитические модели или специальные имитационные модели. Автоматическое генерирование аналитических моделей обычно используется только для моделей линейного и (или) частично целочисленного программирования. Модели поверхности отклика чаще всего используются совместно со сложными имитационными моделями, чтобы избежать непосредственной оптимизации имитационных моделей.

После того, как модель построена и выбран способ её представления, следует подготовить задачу для решения с помощью подходящего оптимизационного алгоритма. Подготовка задачи к решению включает три этапа:

1) модификация модели с целью преодоления вычислительных трудностей;

2) преобразование модели для повышения эффективности решения;

3) анализ модели с целью нахождения возможных признаков решения задачи.
^ Преодоление вычислительных трудностей.

Подобные трудности, приводящие к преждевременному прерыванию счёта, обычно вызываются четырьмя основными причинами: плохим масштабированием, несоответствием программ для вычисления значений функций и программ для вычислений производных, недифференцируемостью входящих в модель функций, неправильным заданием области определения значений аргументов функций. При тщательном анализе можно выявить эти ситуации и исключить их путём простой модификации модели.

В результате масштабирования осуществляется переход к относительным значениям величин, используемых в оптимизационной модели. В идеальном случае все переменные модели масштабируются таким образом, чтобы их значения находились в интервале 0.1 - 10. В этом случае векторы направления поиска и векторы возмущений квазиньютоновского метода имеют приемлемые значения. Масштабирование можно провести путём замены переменных задачи новыми, умноженными на соответствующие коэффициенты. Таким же образом по оценкам ограничений в приближенном решении исследуется чувствительность ограничений к изменениям значений переменных. Масштабирование путём умножения ограничений на соответствующие масштабные коэффициенты позволяет сохранить их значения и значения компонент градиентов функций ограничений в интервале 0.1 - 10.

Несоответствие между значениями функций в модели и значениями их производных может оказаться незамеченным, но эта ошибка может увести алгоритм поиска в ложном направлении. Простейший способ проверки соответствия значений функции и градиента состоит в вычислении разностей значений функции и сравнении полученных величин с величинами, определёнными путём вычисления производных на основе аналитического задания градиентов. Для того, чтобы исключить подобные ошибки, во многих случаях вычисляют значения градиентов по разности значений функций. Однако использование представленных в аналитическом виде градиентов позволяет повысить эффективность решения задачи, особенно в том случае, когда предусмотрено сохранение их значений для повторно встречающихся наборов переменных.

Наиболее часто недифференцируемость функций в модели возникает в двух случаях: 1) условные операторы приводят к различным выражениям; 2) работа некоторых блоков модели зависит от значений выбранных переменных или функций, а также минимаксных операторов (min, max). Минимаксные операторы можно заменить системой неравенств. Если в модели много условных выражений, целесообразно не применять оптимизационные алгоритмы, в которых используются значения градиентов функций.

Для предотвращения неконтролируемых выходов значений аргументов функций за пределы допустимой области вводятся дополнительные ограничения, и, по возможности, устраняются все операции деления на переменные, чтобы исключить особые точки функций и их производных.
^ Повышение эффективности решения.

Сложность решения нелинейных задач экспоненциально возрастает с увеличением количества переменных или ограничений в виде равенств или неравенств. На стадии подготовки задачи к решению целесообразно модифицировать модель с целью уменьшения количества ограничений, особенно нелинейных, и количества переменных. Модели можно улучшить с помощью преобразования функций и переменных, исключения лишних ограничений, а также используя метод последовательной подстановки.

Под преобразованием функции понимается любое алгебраическое преобразование функции или объединение данной функции с какой-либо другой. Обычно проводятся преобразования, позволяющие заменить нелинейные ограничения линейными, а равенства - неравенствами. При замене равенства парой неравенств противоположных знаков, реальная возможность по упрощению вычислений возникает только тогда, когда в точке оптимума имеет существенное значение только одно из них, а второе отбрасывается. Преобразование переменных в ряде случаев позволяет повысить эффективность решения задачи, однако может вызвать осложнения, заключающиеся в появлении дополнительных локальных оптимумов, вырождении выпуклости и ослаблении сходимости.

Другим средством упрощения решения является исключение из задачи избыточных ограничений. Избыточным называется ограничение, которое не используется при определении границ допустимой области значений переменных. Хотя избыточные ограничения легко распознать, в общем случае неизвестно ни одной процедуры для их идентификации.
^ Анализ модели с целью нахождения возможных признаков решения задачи.

Специфика задачи, оказывающая влияние на процесс решения, может включать: выпуклость, неограниченность области допустимых значений, единственность решения, существование допустимого решения.

Доказательство выпуклости обычно требует громоздких выкладок, однако легко найти элементы задачи, делающие её невыпуклой. Если в задаче есть хотя бы одно нелинейное ограничение в виде равенства, то она невыпукла. Если таких нет, следует проверить выпуклость нелинейных ограничений в виде неравенств. Только убедившись в выпуклости системы ограничений, имеет смысл проверить выпуклость целевой функции. Если доказано, что задача является выпуклой, это существенно повышает вероятность существования единственного минимума, а также позволяет применять более широкий класс алгоритмов оптимизации.

Утверждение, что задача ограничена, означает, что все допустимые решения со значениями целевой функции можно заключить в конечный гиперкуб. В технических приложениях всегда стремятся получить конечные оптимальные значения переменных. Случаев неограниченности оптимальных значений переменных можно избежать, введя разумные ограничения сверху и снизу на все переменные задачи. Однако, следует убедиться в необходимости такого шага.

Несмотря на то, что выпуклость гарантирует существование глобального оптимума, она не обеспечивает единственности решения. С другой стороны, если у задачи более одного локального минимума, то она всегда невыпуклая, но одной невыпуклости недостаточно для существования нескольких локальных минимумов. Поэтому необходим анализ задачи для определения возможности существования неединственного решения или нескольких локальных минимумов.

На последнем этапе анализа задачи до начала оптимизационных расчётов необходимо проверить наличие допустимых решений. Независимо от того, необходимо это или нет для выбранного оптимизационного алгоритма, всегда целесообразно найти начальное допустимое решение. При этом можно пользоваться методом случайного поиска, безусловной минимизацией штрафных функций и последовательной минимизацией невязок ограничений.
^ Методы поиска решений.

При проведении оптимизационных расчётов можно использовать ряд различных методов в зависимости от вида модели, её свойств и структуры. Непосредственная оптимизация с помощью подходящего метода НЛП применима во всех случаях, однако для некоторых задач полезно воспользоваться другими приёмами, как, например, методом последовательной оптимизации, когда решается ряд подзадач, или двухэтапным методом, в котором используются промежуточные приближенные модели. В тех случаях, когда предполагается существование множества локальных минимальных решений, следует использовать такой метод, который приводит к глобальному минимуму.

С помощью аналитических моделей, а также моделей поверхности отклика решения получаются либо непосредственно, либо методом последовательной минимизации. При непосредственной оптимизации выясняют, подходит ли структура задачи для специальных оптимизационных методов, или же следует пользоваться общими алгоритмами НЛП. Специальные методы предпочтительнее, особенно если задачу приходится решать много раз. Если же задача решается только один раз, применение общего метода НЛП может оказаться предпочтительнее с точки зрения общей экономии рабочего времени.

Метод последовательной оптимизации заключается в том, что решение задачи получается в результате решения последовательных подзадач с ограничениями. Основная идея метода состоит в том, чтобы найти решение сложной задачи путём разделения переменных на две группы. В одну группу объединяются переменные, значения которых трудно определить, а в другую - переменные, значения которых сравнительно легко вычислить. Обе подзадачи решаются раздельно, при этом проводятся координирующие вычисления для их связи.

Оптимизация имитационных моделей проводится непосредственно или с помощью различных двухэтапных методов. При непосредственной оптимизации имитационная модель используется как программа для расчётов выпуска продукции и вычисления значений ограничений. Если выполняется условие, что выходные параметры имитационной модели непрерывно дифференцируемы по входным параметрам, то применим любой градиентный алгоритм безусловной и условной оптимизации. В противном случае нужно использовать прямые методы, такие как метод комплексов или метод случайного поиска. При использовании прямых методов оптимизации в имитационных моделях часто встречаются три случая, которые могут затруднить проведение вычислений и привести к повторению итераций:

1) наличие неявных ограничений для зависимых (внутренних) переменных;

2) наличие подразумеваемых ограничений, которые приняты при построении модели;

3) наличие вычислительных процедур, которые используются при имитации.
^ Оценка решения.

Самая важная часть оптимизационного исследования заключается в обосновании правильности полученного решения и анализе его чувствительности. Наиболее важным является не само решение, а информация о состоянии системы в окрестности решения, что позволяет глубже понять её основные свойства. Важнейшими результатами исследования являются ответы на такие вопросы, как, например: Какие ограничения активны в полученном решении? Что составляет основную часть стоимости? Какова чувствительность решения к изменениям значений параметров? Активные ограничения указывают на ограниченные возможности системы или на то, что из-за проектных соображений систему усовершенствовать нельзя. По величине стоимости находят тот блок системы, параметры которого должны быть улучшены. Чувствительность решения к изменению значений параметров указывает на то, какие оценки параметров следует улучшить для того, чтобы безошибочно найти оптимальное решение.

Считается, что решение, полученное в результате оптимизационных расчётов, обосновано, если ему соответствует некоторое реализуемое состояние рассматриваемой системы и оно является её оптимумом. Поскольку вся информация имеет ограниченную точность, следует проверять, не выходит ли полученное решение за границы достоверности модели. Если это обнаружено, в модель необходимо ввести дополнительные ограничения и повторить оптимизационные расчёты.

После того, как показано, что решение реализуемо, следует установить оптимальность полученного решения на качественном уровне, оценивая его техническую взаимосвязь с совокупностью полученных параметров системы. В противном случае оптимальность решения принимается как результат применения математики и вычислительной техники.

Реализующий эту процедуру подход подразумевает использование упрощённых вспомогательных моделей с целью выявления основных причин, влияющих на решение. Общая методология такова:

1) упростить модель так, чтобы можно было использовать простые алгебраические методы;

2) получить из вспомогательной модели оптимальное решение как функцию главных переменных моделей;

3) с помощью вспомогательной модели построить ряд прогнозов и проверить их на полной модели;

4) если оптимизационные расчёты подтверждают тренды, полученные из вспомогательной модели, то успех в объяснении свойств модели достигнут.

Всё это способствует уменьшению разрыва между оптимумом системы и оптимумом модели.

Целями же второго этапа оценки результатов решения, анализа чувствительности, являются следующие:

1. Отыскание параметров, оказывающих наибольшее влияние на оптимальное решение. Если такие параметры существуют, то, возможно, следует рассмотреть вопрос о коррекции соответствующих свойств системы.

2. Уточнение данных о дополнениях или модификации системы с целью улучшения показателей её работы.

3. Определения влияния на систему вариаций неточно заданных параметров. Анализ чувствительности показывает, стоит ли тратить средства для определения более точных значений некоторых параметров.

4. Выяснение возможной реакции системы на неуправляемые внешние воздействия.

Анализ чувствительности проводится двумя способами: с помощью множителей Лагранжа или методом параметрического исследования. В случае линейного программирования легко получить информацию о чувствительности системы по коэффициентам целевой функции, не проводя повторного расчёта оптимального решения. В других случаях применяются указанные выше методы. Множители Лагранжа дают полезную информацию о чувствительности целевой функции к различным ограничениям, но они не характеризуют её чувствительность к изменениям отдельных параметров. В связи с этим желательно провести серию других расчётов чувствительности модели, в которых изменяют некоторые параметры.

Проведение оптимизационного исследования нельзя свести только к расчётам по искусно составленной программе. В него входит тщательное изучение многих аспектов самой прикладной задачи, выбранной для неё модели и алгоритмов, используемых для вычислений.

Существует распространенное заблуждение, что все в жизни сводится ко времени. Ежедневно мы используем такие фразы:

«Если бы у меня было больше времени»
«Мне нужно еще несколько минут»
«Пара часов работы — только и всего»

Мы верим, что всего можно было бы достигнуть, будь у нас немного больше времени. Ошибочно полагаем, что все дело в его количестве, но наш рабочий день уже и так слишком длинный. Как все успевать и при этом не «сгореть на работе» — читайте в нашей сегодняшней статье.

Оковы свободы

С самого детства нас убеждают в важности распорядка дня, основанного на времени. Школьный день длится 8 часов, а структура урока подчиняется времени, а не тому, сколько должно быть изучено. Нас учат, что важнее уложиться в нужное время, чем закончить работу.

Однако сейчас мы все сильнее отходим от этой общепринятой практики. Все больше людей работает удаленно, частично, по контракту или вахтовым методом. Восьмичасовой рабочий день исчезает, но тот ли это отказ от временных рамок, на который мы так надеялись?

Свобода выполнять свои профессиональные обязанности где и когда угодно дает нам возможность работать по любому удобному графику. Это означает, что мы можем уложиться в короткие сроки или потратить на задачи массу времени — главное, чтобы работа была выполнена. Тем не менее исследования доказывают, что те, кому график позволяет работать меньше, в итоге трудятся значительно дольше.

Исследование, посвященное рабочему времени и продуктивности, проведенное Международной Организацией Труда, показало, что среднестатистический рабочий со свободным графиком работает 54 часа в неделю, а тот, кто подчиняется жесткому расписанию, всего 37. Эти 17 дополнительных часов являются следствием «свободы» устанавливать свой собственный график, но что еще хуже — эти часы не влияют на качество и продуктивность работы.

Когда Организация экономического сотрудничества и развития изучила влияние продолжительности работы на производительность в 18 европейских странах на протяжении 60-летнего периода, было обнаружено, что производительность в час при увеличении длительности рабочего времени всегда уменьшается. К тому же было замечено, что и результат ухудшается пропорционально росту рабочего времени.

После определенного момента все становится только хуже, ведь на следующий день часы будут потрачены на то, чтобы найти и исправить сделанные накануне ошибки.

Почему так получается?

Всем нам знакома ситуация, когда чувствуя сильную усталость и умственное истощение, мы продолжаем выполнять работу — просто для того, чтобы на свежую голову переделать большую ее часть. Возможно, это гордость или чувство ответственности, хотя более правильным кажется закон Паркинсона: «Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено».

Этот «закон» озвучил Сирил Норткот Паркинсон в рамках юмористического очерка в журнале «Экономист». Паркинсон приводит такой пример:

«Пожилая леди с массой свободного времени может потратить целый день на написание и отправление открытки своей племяннице в Богнор-Регис. Один час будет потрачен на поиски открытки, второй — на поиски очков, полчаса — на попытки вспомнить адрес, час с четвертью на написание и двадцать минут на то, чтобы решить — брать ли с собой зонт, чтобы дойти до почтового ящика на соседней улице. Вся работа, которая у занятого человека заняла бы не более трех минут, может заставить другого упасть замертво после целого дня сомнений, тревог и тяжелого труда».

Чем больше времени мы отводим на выполнение задания, тем больше времени мы на него тратим, а чем больше времени мы тратим, тем хуже в итоге выполняем само задание. Невозможно работать в полную силу в течение нескольких часов подряд. Мотивация, сила воли и сосредоточенность — это ограниченные ресурсы, которые надо использовать экономно в течение дня. Трата большего количества времени только убивает мотивацию и делает выполненную работу хуже.

Итак, если работать меньше, то можно показать высокую продуктивность?

Часто кажется, что у нас нет достаточно времени на встречи с друзьями, поддерживание отношений и все те вещи, которые делают нас счастливыми.

Даже учитывая, что отношения с семьей и друзьями — это основополагающие ценности, эта проблема все же является актуальной для большинства.

Возможность меньше работать дает время на общение и все те вещи, которые нужны для личного благополучия. Звучит безупречно, не так ли? Уделяйте меньше времени работе, и у вас будет больше времени на досуг и встречи с теми, кого вы любите.

Однако это не так.

Исследование Кристобаля Янга и Шаюна Лима из Стенфордского Университета показало, что из 500 000 рабочих у большинства уровень счастья зависит от продолжительности рабочей недели. Мы чувствуем себя абсолютно счастливыми в выходные и наименее довольными в понедельник и вторник. Очевидно, не так ли?

Удивительно, что та же тенденция существует и среди безработных: даже те, кому не нужно было присутствовать на рабочем месте в течение недели, все равно в будни чувствовали себя менее счастливыми. Янг и Лим связывают это с тем, что общение с другими людьми является более важным для нашего благополучия, чем просто свободное время: вы не получите полного удовольствия от выходного дня, если потратите день только на себя.

Уделяйте время только той работе, которая важна

Итак, мы не станем работать лучше, если потратим больше времени на работу, и мы не станем счастливее, если получим больше свободного времени.

Сфокусироваться на продуктивности, а не на конечном результате — вот наша цель.

Оправдывая работу затраченными ресурсами и временем, мы попадаем в ловушку: например, «Я потратил 60 часов/4 месяца/8 лет на это. Я заслужил успех».

Современная поговорка гласит, что дело не во времени, а в самой работе. Для многих удаленных сотрудников или тех, кто работает по гибкому графику, это означает выполнение любой ценой, но радоваться энному количеству затраченного времени вместо гораздо большего количества просто смешно. Если мы будем думать только о том, что сделано, не думая о том, как много времени потрачено на задание и какова продуктивность его выполнения, мы не увидим полной картины.

Как объясняет Линн Ву из Уортонской школы бизнеса, измерять продуктивность работы в ее результатах — бессмысленно. Продуктивность — это не только то, что сделано, но и то, как эффективно вы работали над заданием.

Недавнее исследование Джулиана Биркиншоу из Лондонской школы бизнеса показало, что большинство работников умственного труда — инженеров, писателей и тех, кто «думает, чтобы жить» — тратит в среднем 41% времени на работу, которую легко могли бы сделать другие.

Мы инстинктивно держимся за задания, которые делают нас «занятыми» (а значит, важными). Мы хорошо себя чувствуем, когда наш график расписан по минутам и приходится ждать, что вот-вот станет легче и появится время на наши жизненные потребности. Как ни парадоксально, все мы хотим больше свободного времени и при этом держимся за вещи, которые его отнимают.

Стремление работать более эффективно очень сложно отследить. Инвестирование в навыки, планирование или обучение других для того, чтобы освободиться самому, освобождают время для действительно важной работы — не просто для дел, которые делают нас «занятыми».

Переосмысление работы и жизни

Во всех аспектах жизни — как рабочих, так и личных — дело не в количестве времени. Мы никак не можем на это повлиять: не существует способа добавить часов в сутки. При этом комплексный эффект долгих рабочих дней и бессонных ночей заключается в том, что вы почти всегда показываете плохие результаты.

Дело в качестве, эффективности, умении определить, сколько времени потратить на работу и решить, как эффективнее использовать это время. Когда мы думаем так, мы перестаем воспринимать время как единицу измерения своего дня.

Существует несколько способов решить, как более продуктивно распорядиться своим временем — каждый из них может использоваться как индикатор вашей эффективности.

1. Планируйте задания, а не время

В своем эссе Пол Грэхем предполагает, что единицей измерения времени таких специалистов как писателей и программистов является как минимум половина дня, а не часовые или получасовые интервалы стандартного расписания.

Работа получается лучше всего тогда, когда она не требует соблюдения жестких дедлайнов и графиков. Чтение, сочинительство, редактура — все эти занятия получаются лучше, если не приходится растягивать время или, наоборот, спешить, чтобы уложиться в сроки.

Работа на результат дает ощущение успешности и помогает ответить на вопрос, эффективно ли вы работаете.

2. Когда смысл найден, продолжайте работать

Мотивация и энергия — ограниченные ресурсы, их растрачивание впустую сводит к нулю наши шансы и делает работу бессмысленной.

Эксперименты доктора Стила, посвященные мотивации и прокрастинации, показали, что значимость — самый важный аспект для поддержания мотивации. Когда выполняемая работа кажется нам важной, мы наиболее мотивированы на ее завершение. Так зачем же останавливаться? Встречи можно и перенести, а рабочий азарт не так просто восстановить.

3. Станьте лучше, быстрее, сильнее

Как сказал Генри Дэвид Торо, «Быть занятым недостаточно: таковыми бывают и муравьи. Вопрос в том, чем ты занят».

Необходимо учиться ежедневно сосредотачиваться на чем-то значительном, это позволит нам чувствовать себя состоявшимися.

Не стоит ходить на работу просто для того, чтобы отсидеть рабочий день и похвалить себя — сфокусируйтесь на том, чтобы выполнять свою работу и чувствовать удовлетворение от этого, и только после этого уходите.

Мы можем изменить то, как мы работаем, только если мы изменим свое мышление.

4. Просите помощи

Часто мы настолько погружаемся в работу, что забываем о возможности попросить помощи. Особенно в небольших компаниях, где кажется, что каждый сотрудник загружен работой по-максимуму, сама идея прервать чей-то рабочий процесс своей просьбой кажется странной.

Однако от одного маленького вопроса или коротенькой беседы может зависеть, потратите ли вы на задание 5 минут или целый час.

Используйте знания окружающих вас людей таким образом, чтобы вы вместе могли работать эффективно.

Вместо заключения

Вам не нужно больше времени — вам нужно время, потраченное с умом.
Это приходит только с пониманием, что долгие часы, затраченные на работу, не делают ее хорошей.

Как четко подметил Сет Годин: «Вам не нужно больше времени… вам просто нужно научиться принимать правильные решения». Время — это почти всегда вопрос качества, а не количества, поэтому определяйте цели и достигайте их.

В компании, численность которой превышает одного человека, как правило, имеются различные подразделения - сбыт, маркетинг, бухгалтерия и пр. Задачи, решаемые этими службами очень различны, различны и принципы их организации и функционирования. Тем не менее, можно описать универсальный алгоритм, который возможно использовать при оптимизации любого подразделения, не зависимо от его назначения и оргструктуры. Этим мы сейчас и займемся.

Что такое оптимизация?

Оптимизация деятельности - это комплекс мероприятий, направленный на повышение эффективности подразделения (или предприятия в целом). Суть этих мероприятий можно выразить известным девизом - «Выше, дальше, лучше!». То есть, в результате предпринятых действий подразделение начинает демонстрировать повышение производительности, снижение затрат и т.д.

Итак, приступаем. Наша задача - описание универсальных этапов оптимизации деятельности подразделения.

Возникновение запроса на оптимизацию

Формальный запрос на оптимизацию может исходить как от руководства компании, так и от руководителя подразделения, ищущего «что бы тут подправить». Соответственно, во втором случае запрос обычно довольно общий, направленный на общее совершенствование системы, а в первом - более конкретный, вызванный недовольством конкретными показателями подразделения. Например, у руководителя компании может возникнуть желание уменьшить расходы конкретной службы. Дескать, слишком много она потребляет. Особенно часто такое желание возникает в отношении подразделений, напрямую не влияющих на экономические результаты компании. Пример - отдел персонала, особенно, если его функции ограничены рекрутингом.

Но желание сократить издержки - далеко не единственный мотив для преобразований. Чаще всего речь идет о том, что подразделение в существующем виде недостаточно эффективно справляется со своими обязанностями.

Формулирование запроса служит запускающим элементом, именно с него все и начинается. И первым этапом в этом действе становится «Определение миссии и экономической функции подразделения»

Определение миссии и экономической функции подразделения

Наверное, этот пункт вызовет наибольшее удивление. Казалось бы, чего же тут определять? Отдел продаж - продает, курьерская служба - доставляет, отдел рекламы - рекламирует. И так далее. Однако, все совсем не так просто.

Начнем с того, что в сегодняшнем российском бизнесе понятийный аппарат более-менее устоялся, а вот с должностными обязанностями в пределах одной должности все еще очень далеко от унификации. Люди, занимающие должность с одним и тем же названием, в разных компаниях могут заниматься совершенно различными делами. Самый показательный пример - маркетологи. Разброс того, что могут вменить им в обязанности - от написания концепции развития бизнеса до личных продаж. То же самое с менеджерами по персоналу. У кого-то - обучение, мотивация, корпоративная культура, а у кого-то - хронический беспросветный рекрутинг. И такой разброс можно найти по большинству компаний.

И именно поэтому, прежде чем что-то улучшать, нужно определить, какое же место это что-то занимает в общем здании компании.

Соответственно, ответ на этот вопрос будет включать в себя:

1. Описание конкретных задач, решаемых на уровне данного подразделения

2. Место подразделения в исполнении общей деятельности компании

3. Определение экономического участия в общей деятельности компании

При ответе на данные вопросы нужно стараться соблюдать максимальную четкость и конкретность формулировок. Все-таки, это делается не «для галочки», поэтому формулировки типа «Всемерно способствовать росту благосостояния компании» тут не уместны.

Определение критериев эффективности

Этот пункт является ключевым. В зависимости от того, что будет избрано в качестве критерия эффективности, и будет строиться вся дальнейшая работа. Как правило, критерии выбираются исходя из задач, определенных в предыдущем пункте. То есть, в основу анализа кладется исполнение «уставных целей» подразделения. Например, определена для службы безопасности задача «предотвращение хищений собственности компании» - значит, количество хищений и будут этим самым критерием для этой задачи.

Таким образом, ранее сформулированные задачи дают нам возможность оценки результативности действий подразделения.

Если же мы сталкиваемся с невозможностью оценки, значит - задачи были сформулированы неверно, в процессе были допущены расплывчато-бессмысленные формулировки, и нужно возвратиться на один пункт назад. На колу мочало, начинай сначала.

Но вот - критерии определены, и следующим нашим шагом будет «Оценка эффективности подразделения»

Оценка эффективности подразделения

Тут все понятно. Берем выбранные критерии эффективности и оцениваем ситуацию по каждому из них. Что-то можно оценивать в числовой форме, что-то по принципу «удовлетворительно/неудовлетворительно». В итоге получаем общий отчет по подразделению, где наглядно представлена ситуация по каждой из поставленных перед ним задач. И, глядя внимательным взглядом на этот отчет, мы приступаем к следующему этапу - «Постановке задач оптимизации»

Постановка задач оптимизации

Очевидно, что этот этап также не вызывает особого труда. Оптимизировать нужно те пункты, которые сильнее всего «провисли» при проведении оценки. Формулировать задачи оптимизации стоит в положительных терминах, т.е. в качестве цели указывать желаемый результат, а не отсутствие нежелательного. Проще говоря, задача «уменьшить средний срок работы по вакансии до полутора недель» - это правильная задача.

И вот теперь, когда все задачи поставлены, начинается самое интересное. А именно - «Мероприятия по оптимизации»

Мероприятия по оптимизации

И, как ни странно, начинаем мы эти мероприятия почти с того же самого, что и пол-страницы назад. То есть - с анализа. Но это уже другой анализ, направленный на выявление внутренних резервов. И начинается он с «Составления общего списка функций внутри подразделения»

Составления общего списка функций внутри подразделения

Данный список ближе всего к подробной должностной инструкции, с той разницей, что делается для всего подразделения в целом. Но для простоты его стоит разбить в соответствии с отдельными должностями. Таким образом, мы получаем детальный перечень функций, исполняемых сотрудниками подразделения. И идем дальше.

Оценка успешности исполнения функций

Здесь мы, опять же, проводим оценку. Но уже не в общем, как раньше, а по каждой из функций. И получаем наглядную картину - какие именно функции хромают и как они распределены среди сотрудников.

В самом простом случае выясняется, что все сбои происходят у одного человека и правильное решение - этого человека заменить. Но такая ситуация - самая невероятная, поскольку этого саботажника было бы видно и безо всяких исследований. Поэтому, скорее всего, «провисающие» функции будут равномерно распределены среди сотрудников отдела.

Если же выясняется невозможность оценки выполнения функций - стоит всерьез задуматься над существующей системой контроля и тем, существует ли она вообще.

Определение зависимости успешного исполнения функций от субъективных факторов

На этом этапе мы определяем, насколько проблемы исполнения связаны с личностными особенностями сотрудников. Например, некто по жизни очень нетороплив и у него постоянные проблемы со сроками исполнения поставленных задач. Соответственно, решением будет изменение его обязанностей в пользу тех, которые не требуют быстрых реакций.

Определение зависимости от факторов внутри подразделения

Главным из внутренних факторов, влияющих на результативность работы, является рабочая атмосфера в подразделении. Причем, к печальным последствиям приводят оба отклонения от середины - как в положительную, так и в отрицательную сторону. Если в подразделении царит атмосфера разобщенности, противостояния и агрессии, то работа, очевидно, будет буксовать в части, требующей межличностного взаимодействия. Однако, с другой стороны, если коллектив сложился «теплый», то большая часть рабочего времени может проходить в неспешных чаепитиях и разговорах «за жизнь».

Другими негативными внутренними факторами являются:

1. Недостаточная автоматизированность процесса (например - ручное заполнение документов, ведение бумажных баз данных и пр.)

2. Дублирование функций сотрудников

3. Нечеткое определение должностных обязанностей

4. Наличие сотрудников с двойным подчиннием

Определение зависимости успешного исполнения функций от факторов вне подразделения

Кроме вышеперечисленного требуется отследить внешние факторы. Часто негативное влияние на результативность подразделения оказывают действие смежных отделов. Например, медлительность отдела закупок может объясняться скоростью, с которой выписанные счета оплачиваются бухгалтерией. Понятно, что в этой ситуации что-то править в закупках особого смысла не имеет.

Другие примеры - за срыв сроков подбора сотрудника или подготовки маркетингового плана могут быть ответственны не отделы персонала и маркетинга, а руководители, в чьи обязанности входило утверждение представленных кандидатов и материалов (некоторые руководители очень любят «взять пару недель на размышления").

«Темпографическое картирование» - составление карты временных затрат на реализацию описанных функций (наблюдение)

Копаем дальше. Теперь мы должны вооружиться карандашом, тетрадью и секундомером и поселиться в отделе на несколько дней. В результате этого сидения мы получаем картину использования рабочего времени в отделе - кто, сколько и на что тратит. Иногда выясняются странные вещи. Например, может оказаться, что большую часть рабочего времени сотрудники ходят в коридор к установленному там общему сетевому принтеру и потом ищут свои документы по другим отделам (куда их случайно утащили из общей стопки).

В любом случае, данные мы получаем ценные. Из них сразу становится видно, куда уходят годы нашей жизни.

«Темпографическое картирование» (опрос)

Сразу после наблюдательной акции проводим с аналогичной целью опрос. Предлагаем сотрудникам высказаться по поводу того, на что они тратят большую часть своего времени. Высказывания сводим в таблицу, таблицу соотносим с данными наблюдения.

Внесение предложений по улучшению (опрос)

Еще одно демократическое мероприятие. Предлагаем сотрудникам высказаться на тему «Что вам мешает в работе отдела и что можно улучшить?» Результаты совсем не обязательно будут поражать глубиной анализа (кого-то напрягает лишь отсутствие мыла в туалете), но, в любом случае, прислушаться к мнению «народа» стоит.

Поиск возможностей консолидации однотипных функций

Аналитический этап можно считать законченным, и теперь мы приступаем непосредственно к улучшениям. Первым из них будет «Поиск возможностей консолидации однотипных функций». Смысл этого мероприятия в том, что однотипные функции, отнимающие время у различных сотрудников, поручаются отдельному работнику. Примеров таких решений масса. Это и автоответчик, либо секретарь, рассказывающий дорогу до офиса, на которого переключают абонента в конце разговора. Это и оператор ПК, который в бухгалтерии занимается вводом первичных документов, избавляя от этой рутины более квалифицированных специалистов. Это и «телемаркетологи» - обзвонщики в отделах продаж, и ресечеры в кадровых агентствах. И много каких вариантов еще.

Консолидация функций дает возможность экономить время дорогих специалистов и повышать общую производительность труда отдела.

Поиск возможностей автоматизации

Автоматизация - конек современного бизнеса. Действительно, в бизнес-процессе типичной организации есть масса «узлов», подлежащих переводу в цифровой формат. Соответственно, эти узлы нужно выявить и придумать, как бы поставить автоматизацию на службу человеку. Внедрение авоматизации в отделе может повысить производительность труда до 100%, за счет избавления сотрудников от рутинной работы и сокращения времени на коммуникации и поиск требуемых документов.

При поисках возможностей автоматизации стоит ориентироваться на общие потребности компании. Если в планах компании стоит приобретение единой системы управления бизнес-процессами, то возможно, проблемы отдела будут ею решены. Если внедрения общей CRM не планируется, - возможно стоит приобрести или создать какое-то типовое решение уровня отдела. И, в любом случае, остается возможность автоматизации отдельных функций за счет «самописных» программ, без замаха на «100% цифровое управление отделом».

Поиск возможностей обучения

Данный пункт мы ставим последним, несмотря на то, что во многих отделах персонала «Обучение» идет в первых строчках приоритетов. Однако, обучение обучению рознь. А, поскольку в нашем случае обучение не самоцель, а средство усовершенствования, отметим следующие моменты:

1. Оптимизация работы в результате обучения персонала не всегда возможна, поскольку есть большое количество неучитываемых заранее факторов. К ним относятся - низкая мотивация сотрудников, различная способность к обучению у разных сотрудников, недостаточная квалификация тренера, недостаточная адаптация обучающего курса к требованиям компании и пр.

2. Люди, к сожалению, не очень стойкий материал. Поэтому вложения в обучения оправданы лишь при том условии, что обучаемый сотрудник проработает в компании достаточный срок для «возврата» вложенных в него средств. Однако, так бывает далеко не всегда.

Тем не менее, если исследование выявило потребность в обучении, то обучение должно состояться. Главное условие, которое необходимо соблюсти в данном случае - отслеживание результативности обучения, того, насколько реально изменилась эффективность работы подразделения.

Экономическая оценка перспективности оптимизации

Итак, после того, как варианты оптимизации подобраны, мы подходим к самому неприятному моменту. А именно - необходимо оценить затраты на проведение этих мероприятий и сравнить их с прогнозируемым экономическим эффектом. Почему этот этап мы называем самым неприятным? Да потому, что именно тут может выясниться несопостовамый масштаб затрат и приобретаемых выгод. В том смысле, что затраты большие, а выгоды - увы. Но, тем не менее, именно этот этап является определяющим, каким именно преобразованиям стоит дать «путевку в жизнь». И, как бы это ни было горько, стоит безжалостно отказываться от «улучшений ради улучшений» - преобразований, не окупающих себя. Потому как в долгосрочной перспективе такие «нововведения» приведут лишь к разочарованиям.

И на этом, собственно, все. Почти все. Потому как после внедрения выбранных решений нужно будет еще оценить их эффективность. Но это уже возврат в самое начало нашего рассказа - «Оценка эффективности подразделения».

Успешных Вам оптимизаций!

"Выживут те, у кого хватит сил поддерживать рыночную гонку.
Так было и так будет всегда".

Полнота, актуальность и достоверность информации на сегодняшний день являются определяющими факторами для выработки обоснованных стратегий и принятия рациональных тактических решений в сфере управления.

Гигантские объемы данных, накопленные различными информационно-аналитическими системами, только усугубляют основное противоречие последнего десятилетия в этой области: актуальным является оперативность и полнота не столько информационного поиска, сколько процесса контекстного анализа имеющейся информации с целью принятия решения.

АНАЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА И РАЗВЕДКА — СИНОНИМЫ?

В целом суть работы аналитической группы заключается в сборе исходных данных и первичной информации, её обобщении, установлении причинно-следственных связей влияния одних фактов на другие, на основании полученных результатов анализа и имеющегося опыта — агрегирование данных, подготовка аналитических справок, отчетов, и, в конечном итоге — прогнозировании развития ситуации.

Сопоставление всех фактов и установление связей при работе с информацией настолько тонко и неочевидно, что непременно возникает вопрос о существовании элемента творчества и интуиции в работе аналитиков и экспертов.

Под разведкой и аналитической работой мы понимаем любые исследования, которые ведутся по разным предметным областям (политика, экономика, наука, рынки сбыта, конкуренты, бизнес, финансы и т. д.) и сферам деятельности организации (маркетинг, продажи, логистика, производство и т. д.), результаты которых могут (и должны!) быть востребованы для принятия решений руководством организации.

В контексте этой статьи аналитическая работа и разведка — синонимы.

Совокупность массивов необходимой информации, знаний и опыта сотрудников, эффективного аналитического инструментария составляют так называемые корпоративные знания, которые необходимо формировать, иметь и управлять ими для поддержки на высоком уровне основных бизнес-процессов организации, а также для быстрого и адекватного реагирования на динамику рынка.

Один из важнейших компонентов корпоративных знаний — инструментарий аналитика или информационно-аналитическая система.

Нужно отметить, что для решения задач разведки главное не владение информацией, а наличие и совершенствование навыков её использования, правильное понимание круга задач и, соответственно, выбор инструмента аналитика.

ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ

Весь процесс сбора, обработки, анализа информации и синтеза знаний представляет собой ряд последовательных мероприятий, повторяющихся от одной цели к другой. Этот процесс получил название разведывательный цикл.

В его состав, как правило, входят следующие основные этапы:

• осознание — выявление внешних признаков происходящих изменений;
• целеуказание и планирование;
• сбор данных и потенциально значимой информации;
• обработка данных (превращение их в информацию);
• структурирование собранной информации (выбор формата и носителей);
• обработка информации — ее анализ с помощью соответствующих методов и инструментов;
• доступ — упаковка и упрощение доступа к информации;
• анализ и синтез информации (превращение в знания);
• использование информации в процессе принятия и исполнения решений;
• распространение полученных знаний.

Собранная информация на первом этапе представляет собой первичные данные, после ее обработки (сортировки, калибровки) она превращается в информацию, и только после анализа информациии синтеза на ее основе выводов экспертов, она становится знаниями, дающими реальную почву руководству для принятия решений.

Важнейшим условием успешной работы эксперта-аналитика является наличие информационного поля исследуемой предметной области, которое должно представлять собой ряд структурированных и неструктурированных информационных массивов, необходимых для извлечения из них необходимых сведений.

Наиболее точная картина будет формироваться, если информационное поле будет включать в себя как данные, получаемые из внешних источников, так и данные, получаемые из внутренних источников.

Основная технология аналитика — это установление причинно-следственных связей между различного рода данными и их исследование под разными углами зрения. Построение причинно-следственных цепочек позволяет обработанные данные обратить в информацию и, сделав выводы в предметной области, синтезировать соответствующие рекомендации для руководства предприятия.

Определив основные принципы организации работы аналитической группы, мы можем сформировать требования к функциональности программных средств, которые должны обеспечить качественную работу аналитиков.

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ИНСТРУМЕНТАРИЯ АНАЛИТИКА

Развитие научных исследований и опытов в областях моделирования деятельности человеческого мозга, создание искусственного интеллекта дали разработчикам математические аппараты для создания ПО в области нейронных технологий, интеллектуального поиска в неструктурированной текстовой информации (Text Mining), системы извлечения данных и систем распознания образов (Data Mining).

Разработки в этих областях привели к созданию технологии управления знаниями (Knowledge Management, KM). Это фактически подвело разработчиков программного обеспечения к автоматизации областей человеческой деятельности, трудно поддающихся формализации, к которым можно отнести и процессы анализа информации.

Объективный анализ современных информационных технологий автоматизации бизнес-процессов организаций показывает, что наиболее полно задачам разведки отвечает КМ-технология.

Большинство программных средств КМ-технологии реализуют, как правило, следующие типичные функции:

• сбор данных из источников различных форматов (БД, неструктурированные источники и т. д.);
• накопление и хранение данных;
• рубрикацию архивов;
• построение отчетов в различных срезах выборки, в том числе и многомерный анализ данных;

Таким образом, решения в области программного обеспечения для автоматизации процессов аналитики и разведки условно можно классифицировать по ряду признаков.

По функциональности:

• полнофункциональные;
• частичные (реализующие одну или несколько функций КМ-технологии).

По форме представления обрабатываемых данных:

• для работы со структурированными данными (цифровые данные);
• для работы с неструктурированными данными (текстовые, видео, графика);
• комбинированные.

По степени автоматизации логических операций:

• комплексы поиска и сбора данных (поисковые системы);
• аналитические комплексы (содержащие автоматизированные процедуры или методы анализа данных);
• поисково-аналитические комплексы.

В настоящее время на рынке информационных технологий в области KM и BI (Business Intelligence) представлены в основном компании-разработчики ПО зарубежного происхождения, т. к. на украинском рынке такие разработки не ведутся. Лишь незначительная часть игроков российского рынка ведет разработки в интересах зарубежных заказчиков и может похвастаться собственными разработками в этой области.

Это объясняется несколькими причинами:

• математический аппарат ПО в данной области относится к НИОКР в сфере моделирования искусственного интеллекта, что требует привлечения персонала высочайшей квалификации;
• низкая капиталоемкость ИТ-рынка стран СНГ не позволяет компаниям-разработчикам выделить необходимые инвестиции на НИОКР в данной области.

Таким образом, о полнофункциональных КМ-системах можно говорить только у крупных зарубежных разработчиков (Convera, Documentum, Hummingbird, IBM, FileNet и др.).

Организации, приобретая системы класса КМ, получают мощнейший информационно-аналитический инструмент, который существенно усилит аналитические подразделения и обеспечит руководство информацией для принятия решений, базирующийся на всем объеме знаний организации.

ОБЗОР РЫНКА КМ-СИСТЕМ

Обзор технологических решений на рынке КМ-систем — достаточно сложная и трудоемкая задача. Многие зарубежные КМ-системы не представлены на нашем рынке, более того, не адаптированы для русского (а тем более, украинского) языка. Это достаточно серьезная проблема, т. к. одно из важнейших требований к системе управления знаниями — работа на многих языках (в зависимости от сфер интересов разведки) и особенно — работа в кросс-языковом режиме (см. статью в предыдущем номере журнала).

Для обеспечения работы аналитических групп кроме КМ-систем могут также использоваться информационно-поисковые системы.

В связи с этим мы попытались представить основные предложения на рынке Украины и СНГ, основных игроков в данных группах, описать возможности, особенности и состав комплексов с учетом языковой поддержки для обеспечения работы на многих языках и, особенно, на украинском и русском. Анализ выполнялся по открытым источникам и Internet.

Решение от Convera

Американская компания Convera Technologies International Ltd. (www.convera.com), ранее — Excalibur, по данным отчетов Garthner Group уже много лет является мировым лидером в области разработки технологий поиска информации и извлечения знаний из текстов и мультимедиа данных любой природы (текстовые, графические, звук, фото- и видеоизображения в файлах практически всех известных форматов).

Решение: Convera RetrievalWare (RW) — промышленная аналитическая платформа управления знаниями — оптимальное решение для организации, интеграции информационных массивов, поиска и обнаружения скрытых неочевидных знаний. Быстрая и гибкая система работает вне зависимости от точки доступа, с различными типами и хранилищами данных и с разными языками.

Применение:

• создание единого информационного пространства для обеспечения эффективной аналитической работы всех групп пользователей;
• информационная и конкурентная разведка;
• анализ и создание баз по материалам СМИ;
• распространение результатов персонализированных запросов между пользователями;
• создание специализированных территориально-распределенных систем;
• обеспечение информационной безопасности предприятия (мониторинг и маршрутизация e-mail, служебных каталогов и пр.);
• маршрутизация и классификация входной электронной почты крупных структур;
• обеспечение сотрудников предприятия неограниченной информацией из Интернета без непосредственной работы в сети (информация с заданных узлов Интернета доставляется в локальную сеть предприятия и непосредственно на рабочие места сотрудников);
• ретроконверсия документов (перевод в электронный вид), их классификация и ранжирование, создание и управление электронными архивами предприятий;
• обеспечение поиска информации на крупных Интернет-порталах, магазинах и т. д.;
• ввод, хранение, поиск и извлечение аудио- и видеоинформации;
• выполнение анализа полноты имеющейся информации;
• создание информационных баз данных на компакт-дисках и многое другое.

Развитая система безопасности, наследующая свойства безопасности источников информации, позволяет использовать RW как средство создания территориально-распределенных информационно-аналитических систем практически для неограниченного количества пользователей.

Лингвистическая поддержка обеспечивается на основе:

• семантических сетей , которые представляют объекты реального мира как связанные между собой понятия с их отношениями и взаимосвязями;
• классификаторов (таксономий и онтологий) , создающих разветвленные каталоги понятий и объектов анализа;
• тезаурусов — списков с системой перекрестных ссылок, необходимых для организации коллекций документов при их отыскании, отображении и хранении.

Состав комплекса:

• RW Internet Spider — специальное приложение для поиска в обозначенных областях Интернет и Интранет;
• RW WebExpress — специальное приложение для обслуживания провайдеров, обеспечения поиска по содержимому web-сайта и электронной торговли через Интернет;
• RW CDExpress — приложение для создания портативных баз данных на компакт-дисках, содержащих поисковой механизм RW;
• ScreeningRoom — средство управления архивом, позволяющее наряду с визуальным поиском выделять из видеоизображений текст, соответствующий субтитрам или телетексту и преобразовывать в текст, сопровождающий аудиодорожку, существует возможность создавать аннотацию к видеосюжетам storyboard;
• RetrievalWare SDK и Visual RetrievalWare SDK — средства для системных интеграторов и разработчиков программных систем, использующих решения компании Convera, которые позволяют разрабатывать дополнительные функциональные возможности к RW для обеспечения решения задач конкретной организации.

Языковая поддержка: украинский, русский, английский, французский, немецкий, испанский, арабский, японский, китайский, всего более 50 языков. Кросс-языковость есть.

Решение от Hummingbird

Канадская компания Hummingbird, Inc (www.hummingbird.com) — один из лидеров в области разработки корпоративных решений для предоставления расширенного доступа к бизнес-информации и ресурсам предприятия.

Решение: полнофункциональный программный комплекс для управления информационными ресурсами предприятия Enterprise Information Management System (EIMS), который включает в себя линейку программных продуктов, реализующих те или иные функции КМ-технологии.

Применение:

• распределение и оперативная доставка корпоративной информации;
• обмен данными и аналитическими приложениями между пользователями;
• обработка и составление отчетов;
• обеспечение доступа ко всей бизнес-информации и ресурсам предприятия;
• управление документами и знаниями;
• профессиональная обработка запросов, составление отчетов и многое другое.

Состав комплекса:

• Hummingbird KM (управление знаниями) — предоставляет пользователям и проектным группам возможность интегрировать информационные репозитории для поиска информации и анализа документации;
• Hummingbird BI (бизнес-аналитика) — позволяет пользователю формулировать вопросы о данных и объединять результаты в отчетах, выполнять многомерный (OLAP) анализ данных и получать аналитическую информацию по различным категориям;
• Hummingbird DM (решение по документообороту) — оптимизирует процессы, связанные с получением, обменом, коллективным использованием и обеспечением защиты корпоративных информационных ресурсов, выраженных в виде электронных документов;
• Hummingbird RM (управление записями) — создает среду для управления полным жизненным циклом всех информационных активов корпорации;
• Hummingbird Collaboration (среда коллективной работы) — предназначена для системы управления корпоративной информацией;
• Hummingbird Portal (портал) — создан для управления документами и корпоративной информацией, интеллектуальными активами, доступом к главному хранилищу и работой в сетевой среде, для управления взаимодействием и т. п.

Языковая поддержка: русский, китайский, японский, корейский, основные европейские языки. Кросс-языковости нет.

Решение от NeurOK

NeurOK (www.neurok.ru) — российско-американская группа высокотехнологичных компаний, которая поставляет готовые решения и выполняет заказные проекты по созданию информационно-поисковых систем управления знаниями на основе платформы NeurOK Semantic Suite.

Решение: NeurOK Semantic Suite позволяет организовать отслеживание, организацию и управление информационными потоками и массивами. Оригинальная технология распознавания тематического контекста обеспечивает автоматизацию многих рутинных процессов обработки информации.

Применение:

• автоматическая рубрикация информации и аннотирование каталогов;
• автоматическое создание каталогов;
• автоматический мониторинг обновлений и новостей;
• структурирование, анализ и обобщение данных;
• прогнозирование и оптимизация процессов;
• распознавание образов;
• интеграция с базами данных;
• создание интеллектуальных поисковых систем;
• поиск документов по подобию.

Состав комплекса:

• Semantic Teacher — специализированный редактор каталогов;
• Semantic Miner — компонент для автоматического создания тематического каталога;
• Semantic Explorer — система визуализации содержания текстовых коллекций и навигации в них, иерархия тематических категорий облегчает работу с текстовыми массивами, являясь своеобразным оглавлением баз данных;
• Semantic Annotator — модуль выявляет и отмечает в документе наиболее значимые термины и фразы, в максимальной степени отражающие содержание документа;
• Semantic Scanner — программный робот с широким выбором настроек, автоматически отслеживает обновления в источниках информации (web-страницы или новостные ленты информационных агентств).

Языковая поддержка: русский, возможны адаптация системы для других языков. Кросс-языковости нет.

Решение от «Информбюро»

Российская компания «Информбюро» (www.informburo.net) предоставляет широкий спектр информационно-аналитических и маркетинговых услуг, а также решений в области информационных технологий для различных субъектов рынка и структур.

Решение: программный комплекс Intellectum. BIS предназначен для обеспечения автоматизированного управления информационными ресурсами предприятия. В основном продукт ориентирован на аналитические подразделения предприятий и организаций различных отраслей и видов деятельности.

Применение:

• сбор данных из источников различных форматов (БД, неструктурированных источников, web-ресурсов и т. д.);
• накопление и хранение данных, их каталогизация;
• поиск данных, в том числе и нечеткий поиск;
• рубрикация архивов;
• построение отчетов в различных срезах выборки;
• построение причинно-следственных цепочек данных, позволяющих определять тенденции и направления развития ситуации.

Состав комплекса:

• сервер комплекса — обеспечивает обработку процедур в рамках группы пользователей (по умолчанию рассчитан на пять пользователей);
• клиентское место — интерфейс работы пользователя с комплексом, реализованный на технологии «web-клиент»;
• модуль администрирования — реализует функции администрирования комплексом по разграничению прав и возможностей клиентских мест, приема и обработки поступающих данных, доставки информации к удаленным клиентским местам;
• модуль приема информации — реализует функции приема информации от различных источников, распознавания формата документа и источника поступления информации, разбития информации на статьи (если это текстовые данные), ввода информации в хранилище данных;
• почтовый робот — реализует функцию взаимодействия комплекса с почтовой системой по приему информации от различных источников;
• интернет-робот WEBHunter — реализует функцию сбора информации с заданных web-ресурсов с заданной периодичностью.

Языковая поддержка: русский (других данных ет). Кросс-языковости нет.

Решение от «Галактики»

Корпорация «Галактика» (www.galaktika.ru) — один из ведущих российских разработчиков комплексных решений в области автоматизации управления производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия.

Решение: Galaktika-Zoom — автоматизированная система поиска и аналитической обработки информации, объединяющая функции корпоративного хранилища информации, добычи данных и аналитической обработки больших массивов информации.

Применение:

• поиск и формирование информационных массивов по конкретным аспектам исследуемой проблематики, осуществляемый по ключевым словам с учетом их морфологии;
• анализ объективных смысловых связей отобранных данных,
• получение «образа» проблемы — моментальной многомерной фотографии в информационном потоке в форме ранжированного списка значимых слов, употребляемых совместно с темой проблемы;
• сравнение нескольких состояний проблемы, выявление закономерностей и тенденций (или частностей и случайностей) динамики развития изучаемой проблемы.

Языковая поддержка: русский (других данных нет). Кросс-языковости нет.

Решение от «Гарант-Парк-Интернет»

RCO Research Group (www.rco.ru) — подразделение российской компании «Гарант-Парк-Интернет», которое занимается апробацией и внедрением новых подходов к построению компонентов информационно-поисковых систем.

Решение: торговая марка RCO объединяет продукты и решения, которые предназначены для внедрения в базы данных и информационно-поисковые системы и позволяют задействовать широкий арсенал лингвистических и аналитических средств для решения прикладных задач, требующих компьютерной обработки документов на естественном языке.

Применение: создание информационно-поисковых и аналитических систем, работающих с электронными документами на русском языке.

Состав комплекса:

• RCOfor Oracle — продукт, расширяющий возможности OracleText при работе с базами данных, содержащими документы на русском языке;
• RCO for BackOffice — продукт, расширяющий возможности Microsoft BackOffice (MS Share-Point Portal, MS Indexing Service, MS Exchange Server и MS SQL Server) при работе с документами на русском языке, обеспечивая поиск с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа;
• RC WEB — поисковая система, обладающая возможностями как контекстного, так и реляционного поиска. Russian Context позволяет искать документы с учетом морфологии русского и английского языков, используя SQL-подобный язык запросов и комбинируя поисковые ограничения на контекст с ограничениями на заданные атрибуты документов. Продукт работает в среде Windows;
• RCO Morphology — продукт позволяет включить русскую морфологию в системы информационного поиска. Поставляется в виде динамической библиотеки (dll) для Windows;
• RCO Thesaurus Search — продукт позволяет включить тезаурус русского языка в информационно-поисковые системы для повышения полноты поиска;
• RCO Semantic Network — продукт предназначен для разработчиков информационно-поисковых и аналитических систем и позволяет выявить ключевые понятия документа, в том числе наименования персон и организаций, с ассоциативными связями между ними на основе грамматического и статистического анализа текста, а также получить несколько видов рефератов документа;
• RCO Pattern Extractor — продукт предназначен для анализа текста и распознавания в нем различных объектов в соответствии с образцами, заданными на формальном языке;
• RCO TopTree — продукт предназначен для автоматической классификации и построения иерархических рубрикаторов по заданному множеству произвольных объектов, характеризуемых набором атрибутов;
• RCO KAOT — информационно-аналитическая система для работы в локальной сети на базе MS Windows и MS Internet Information Server, которая реализует комплекс функций интеллектуального анализа и поиска текстовой информации с поддержкой Web-интерфейса пользователя;
• RCO Fact Extractor — персональное приложение для Windows, которое предназначено для аналитической обработки текста на русском языке и выявления фактов различного типа, связанных с заданными объектами — персонами и организациями.

Языковая поддержка: русский и английский, в мае 2005 г. планировалось подключить украинский. Кросс-языковости нет.

Решение от «Интегрум-Техно»

Российское информационное агенство «Инте-грум» (www.integrum.ru) предлагает широкий спектр услуг по информационному обеспечению бизнеса: доступ к электронным архивам, профессиональные инструменты мониторинга и анализа информации, готовые информационные продукты.

Решение: технология с использованием информационно-поисковой системы «Артефакт».

Применение: для накопления и хранения больших объемов текстовой и графической информации с целью выполнения эффективного поиска по всей коллекции накопленных баз данных.

Лингвистический аппарат основан на морфологическом словаре А. А. Зализняка.

Размер отдельной базы данных ограничивается лишь операционной средой пользователя и аппаратным обеспечением. Реализован многобазовый поиск в неограниченном числе БД одновременно. Существует возможность объединения БД в группу. Для каждой базы данных можно создать краткое описание, что облегчит работу с ней конечного пользователя.

Состав комплекса:

• интерфейсное веб-приложение;
• модуль универсального интерфейса поиска;
• диспетчер;
• планировщик;
• поисковый модуль;
• модуль работы с базами данных и индексом.

Языковая поддержка: русский, английский и другие европейские языки. Кросс-языковости нет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Анализ программных средств, представленных на рынке, демонстрирует широкий выбор возможностей использования средств для автоматизации аналитической деятельности. Основными факторами, определяющими выбор того или иного программного продукта, являются:

• цели и задачи аналитического подразделения;
• объем и состав обрабатываемой информации;
• размеры предприятия;
• стоимость программных решений, удовлетворяющих вышеперечисленным требованиям и имеющийся бюджет.

Как уже отмечалось выше, наибольшими возможностями по сбору информации и извлечению из нее знаний будут обладать полнофункциональные программные комплексы, так как они обеспечат аналитику целостную информационную картину, пополняемую как внешними источниками, так и внутренней информацией предприятия.

Однако не следует думать, что на выполнение бизнес-разведки способны только крупные корпорации и концерны.

Во-первых, сила действия всегда равна силе противодействия, то есть величина компании и ее возможности по влиянию на рынок, на котором она работает, будут прямо пропорциональны количеству информации, необходимой для аналитической обработки. И если крупному предприятию необходимо учитывать макроэкономические факторы, политическую ситуацию, состояние мировой экономики, состояние отраслей поставщиков сырья и комплектующих, то малое предприятие может ограничиваться мониторингом рынка, конкурентов, правовой и налоговой базы для принятия правильных управленческих решений.

Во-вторых, существует достаточное количество программных средств, имеющих модульную структуру, которая позволит на начальном этапе использовать минимально необходимую недорогую функциональность, дополняемую организационными мерами, с возможностью наращивания мощности комплекса по мере роста бизнеса предприятия. В этом случае важно правильно распределить приоритетность наращивания информационных задач.

В качестве первого шага в направлении создания регулярной бизнес-разведки можно предложить анализ открытой прессы, поставленный на регулярную основу и имеющий вполне определенные цели: мониторинг действий конкурентов, мониторинг состояния отрасли. Трудно найти делового человека, который не следит за новостями. Но мало кто понимает, что данное занятие, поставленное на систематическую основу и имеющее определенные цели получения информации, является составной частью разведывательного цикла, или, говоря более простым языком, информационно-аналитической работы.

Простое систематическое «чтение» прессы (если хотите — «мониторинг прессы», «пресс-клиппинг») позволяет получить массу информации, имеющей практическую ценность для ведения бизнеса. Какие мониторинги могут выполняться обычным представителем малого бизнеса и что они ему дают? В качестве элементарных — мониторинг упоминаний предприятия и его конкурентов в СМИ.

Какие программные средства помогут предпринимателю в этом? На первом этапе достаточно установить у себя поисковые комплексы и наладить канал поступления информации в них. Такое простейшее решение при определенных навыках анализа информации и работы с поисковым комплексом даст значительный результат. Причем он будет тем качественнее, чем больший массив информации будет привлекаться для работы.

При выборе комплекса необходимо принимать в расчет возможность дальнейшего наращивания его мощности и функциональности, качество его технического сопровождения и перспективы в будущем (устойчивость компании-разработчика). Правильный учет указанных факторов даст гарантии предприятию, что инвестиции на автоматизацию аналитической деятельности не будут выброшены на ветер, а выльются в конкурентное преимущество компании, обеспечат рост бизнеса, снизят риски хозяйствования.

Комов Сергей Анатольевич — директор по развитию бизнеса, «ЭйЭнТи».

Похожие статьи